JISQ15001個人情報保護マネジメントシステムの外部監査を受けました！
こんにちは、斎藤英次商店です。
2025年1月末日、当社はJISQ15001 個人情報保護マネジメントシステムの外部監査（維持審査）を受けました。
今回は、その審査結果についてご報告いたします。
外部監査の結果
結果は、、、無事適合の判定をいただきました！
さらに、今回の審査では 指摘事項0件 という高評価をいただき、PDCAを回しながら、個人情報の管理が適切に行われていると評価されました！
JISQ15001とは？
そもそも JISQ15001 とは何かといいますと、
JIS Q 15001に基づいて社内体制を整備することで、効果的かつ効率的な個人情報管理を行うことができます。
参照元はこちら
当社では、2021年7月にJISQ15001の認証を取得して以来、毎年外部監査を実施し、規格に沿った運用と継続的な改善に取り組んでいます。
認証範囲
当社では、
・本社
・再生資源事業行う営業所10拠点
・内職作業の斡旋を行う内職店舗3拠点
を対象にJISQ15001の認証を取得しています。
個人情報保護管理委員会の実行体制
当社では、個人情報保護の徹底を目的として 「個人情報保護管理委員会」 を設置し、組織的な管理体制を整備しています。
委員会は、各部門の代表者と事務局で構成されており、定期的な会議や内部監査を通じて、継続的な改善を図っています。
担当者の名前は伏せさせていただきますが、実行体制としては図表のようにしております。
個人情報保護管理委員会以外にも、斎藤英次商店では品質管理委員会やサスティナビリティ委員会など様々な委員会を設置しています。
他委員会の活動はこちら
外部監査の流れ
監査1日目
午前 個人情報保護管理委員会事務局
本社にて監査人と当社代表取締役、事務局、個人情報保護管理者で監査の流れの確認。
内部監査実施状況やマネジメントレビュー、教育実施状況などの事務局の取り組みについてチェックしていただきました。
午後 土浦営業所
現場担当者とともに再生資源事業の業務フローを確認。
その後、古紙加工現場を視察し、情報保護の観点から適切な対策が講じられているかを確認し、アドバイスをいただきました。
午後 内職土浦店
内職土浦店は新規オープンして初めての監査となります。
内職者さんの情報が適切に管理されているか、漏洩しないような工夫がされているかなどを見ていただきました。
監査2日目
流山営業所では、機密文書溶解処理サービスのハコメルで適切に個人情報のある機密文書が漏洩しない運用となっているかチェックしていただきました。
また、それ以外にも部外者が不法侵入したときの対応など、より実践に即した形で見ていただきました。
午後 イノベーション推進部
午後は本社に戻りイノベーション推進部の監査を実施。
イノベーション推進部では総務業務も兼ねており、個人情報の取り扱いが多い部署になります。
履歴書等の個人情報は適切に管理されているか、社内システムのアクセス権は適切に設定されているか、リスクアセスメントは適切に行われているかなど、じっくり現状を見ていただきました。
外部監査の感想
当記事を書いている筆者は、個人情報保護管理委員会 事務局長として2回目の外部監査を担当させていただきましたのでその感想です。
前回の更新審査では、過去3年間の運用実績を総合的に評価されましたが、今回は維持審査ということで、直近1年間の実績が重点的に審査されました。
監査に向けた準備やスケジュール調整、当日の対応など、慌ただしい2日間でしたが、前回の経験があったおかげで、スムーズに進めることができたと感じています。
今期は基幹システムを全面リニューアルしたり紙管理を主としていた契約書類をクラウドサインにしたりなど、セキュリティ強化＆アクセス権の厳密化をすることで、情報漏洩の防止や追跡がさらにできるようにしたことも高く評価していただけました。
その結果、指摘事項0件とひと安心ではありますが、外部監査で指摘がなかったからといって、問題がないとは限りません！
さらに個人情報保護の取り組みは一度形にすれば終わりではなく、常にアップデートが求められます。
今後も継続的な改善を重ね、より良い個人情報管理体制の維持・向上に努めたいと思います！
信頼に裏付けされた機密文書溶解処理サービス「ハコメル」
斎藤英次商店では、お客様の大切な個人情報を守るために、機密文書の溶解処理サービス「ハコメル」を展開しております。
オフィスや家庭に保管している文書がありましたら、ぜひハコメルをご利用ください！
ハコメルでは、1箱825円～ご利用可能です。大量でも少量でもお客様のニーズにあった3つのプランをお選びいただけます。
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