【決算前の書類整理】保管期限が過ぎた請求書・契約書などを処分するのに適した方法は？？
決算前の片付けで、こんなことはありませんか？
- □保管期限が過ぎた請求書や契約書が、書庫に何箱も残っている
- □シュレッダーにかけ始めたけれど、量が多すぎて終わらない
- □どの処理方法を選べばいいのか、よくわからない
決算前に書庫やキャビネットを片付けていると、保管期限が過ぎた請求書や契約書がまとめて出てくることがあります。ただし、取引先名や金額が載っている書類は、ふつうの古紙として出すわけにはいかず、何らかの方法で機密処理をする必要があります。
そこでこの記事では、保管期限が過ぎた書類を処分する前に確認しておきたいことと、機密処理の方法ごとの違いと選び方を、機密文書の溶解処理を行う株式会社斎藤英次商店がご紹介します。
1．処分する前に、保存期間を確認する
会社の書類には、法律で保存期間が決められているものがあります。そのため、処分する前に、まだ保存が必要な書類が混ざっていないかを確認しておきましょう。主な書類の保存期間は次のとおりです。
| 書類 | 保存期間 | 主な根拠 |
|---|---|---|
| 会計帳簿・決算書類 | 10年 | 会社法 |
| 請求書・領収書・契約書・見積書・納品書 | 7年（欠損金が生じた事業年度は10年） | 法人税法 |
| 賃金台帳・労働者名簿・出勤簿 | 5年（経過措置で当面は3年） | 労働基準法 |
| 産業廃棄物処理の委託契約書 | 契約終了日から5年 | 廃棄物処理法 |
※一般的な例です。業種によっては、別の法律で保存期間が決まっている書類もあります。
「7年」は書類の日付から数えるわけではありません
法人税法の7年は、書類を発行・受け取った日からではなく、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から数えます。また、契約書のように会社法と法人税法の両方が関係する書類は、長いほう（10年）に合わせて管理しておくと安心です。なお、判断に迷う書類は、顧問税理士や社内の担当部署にご確認ください。
2．機密処理の方法は主に3つ
取引先名や金額、個人情報が載った書類を処分する方法は、主に次の3つです。
① 自社のシュレッダーで処理する
社内のシュレッダーで、書類を細かく裁断する方法です。費用がかからず、思い立ったときにすぐ処理できます。一方で、1枚ずつ（数枚ずつ）かける必要があるため、量が多いと時間も人手もかかります。さらに、ホッチキスやクリップを外す手間も出てきます。
② 業者のシュレッダーで処理する
専門業者に依頼し、業務用のシュレッダーで裁断してもらう方法です。社内の作業は減ります。ただし、裁断の方法や、裁断までの書類の管理はサービスによって異なります。
③ 溶解処理する
専用の設備で紙を水と混ぜ、繊維状にほぐして処理する方法です。また、サービスによっては段ボールに詰めたまま処理できるため、社内で裁断する必要がありません。さらに、ほぐれた紙は、再生紙の原料としてリサイクルされます。
| 比較項目 | 自社シュレッダー | 業者のシュレッダー | 溶解処理 |
|---|---|---|---|
| 社内の作業 | 裁断作業がすべて必要 | 書類をまとめて渡す | 箱に詰めて渡す |
| 向いている量 | 少量 | 少量〜中量 | 段ボール単位の量 |
| 費用 | かからない（人件費は別） | かかる | かかる |
| 処理の証明 | 社内で記録を残す | サービスによる | 証明書を発行するサービスが多い |
| 処理後の紙 | 細かい紙片はリサイクルしにくいことも | サービスによる | 再生紙の原料になる |
※一般的な傾向です。具体的な内容は、各サービスによって異なります。
3．書類の量で選ぶ機密処理の方法
どの方法が合うかは、主に書類の量で決まります。目安は次のとおりです。
特に、決算前の書類整理では何年分もの書類がまとめて出ることが多く、自社のシュレッダーでは追いつかないこともあります。そのような場合は、段ボールに詰めた状態で出せるかどうかを、方法を選ぶときの目安にしてみてください。
4．溶解処理の流れ
斎藤英次商店の溶解処理サービス「ハコメル」の場合、ご依頼から処理完了までの流れは次のとおりです。
- 1書類を段ボールに詰める
シュレッダーにかける必要はありません。クリアファイルなど溶解できないものは取り除いてください。 - 2回収・持ち込み
量に合わせて、回収に伺うか、営業所へお持ち込みいただきます。 - 3箱を開けずに溶解処理
回収した段ボールは開封せず、そのまま溶解処理します。 - 4溶解証明書の発行・リサイクル
処理完了後、溶解証明書を無料で発行・郵送します。溶解した紙は、トイレットペーパーや板紙などの原料になります。
箱に詰めるときのポイント
- ホッチキスや小さなクリップは、基本的に付けたままで大丈夫です
- クリアファイルや一部のバインダーは、事前に取り除いてください
- 保存が必要な書類が混ざっていないか、箱を閉じる前にもう一度確認しておくと安心です
5．機密書類の溶解処理なら斎藤英次商店の「ハコメル」
ハコメルは、段ボールに詰めた機密書類を、回収から溶解処理まで一度も開封せずに処理するサービスです。保管期限が過ぎた請求書や契約書、経理書類などの処分にご利用いただけます。また、書類の量や処分したい時期に合わせて、3つのサービスから選べます。
| サービス | こんな方に | 内容 |
|---|---|---|
| ハコメル・ダイレクト | 大量の書類をまとめて処分したい | お客様のもとへ回収に伺い、製紙工場へ直送して当日溶解処理 |
| ハコメル・ミニ | 少量だけ処分したい | 段ボール1箱から使える小口回収 |
| ハコメル・デポ | 自分で営業所へ持ち込みたい | 営業所への持ち込み（要予約） |
6．機密処理に関するよくある質問
Q．請求書や契約書は、何年たったら処分できる？
Q．溶解処理とシュレッダー処理、どちらが安全？
Q．ホッチキスやクリップは外す必要がある？
Q．処理したことを証明する書類はもらえる？
7．まとめ｜保管期限が過ぎた書類は、量に合った方法で機密処理を
決算前の書類整理では、保管期限が過ぎた請求書や契約書がまとめて出てきます。処分する前に保存期間を確認し、そのうえで書類の量に合った方法で機密処理を進めましょう。
少量なら自社のシュレッダーで十分ですが、段ボール単位で出る場合は、箱のまま処理できる溶解処理が手間をかけずに済みます。その点、斎藤英次商店の「ハコメル」なら、段ボール1箱から大量の書類まで、量に合わせて処理できます。
「何箱あるかわからないけれど、一度相談したい」
そんなときは、お気軽にご相談ください。
