株主総会が終わると、オフィス移転の相談が増える時期

6月は株主総会のシーズンです。決算の報告や役員選任が行われ、多くの企業でここから新しい経営体制が動き出します。
そして毎年、7月から9月にかけて、当社にはオフィス移転や拠点統合に関する相談が増えてきます。
 

 
オフィス移転は、レイアウトや設備を一新できる好機です。
ただしその裏側では、使わなくなったデスクや書類、OA機器の処分という、地味だが避けて通れない作業が発生します。
 
この記事では、株主総会後に移転の相談が増える背景と、移転時に見落とされがちな廃棄物処理について書いていきます。
 

 
 

なぜ株主総会後にオフィス移転が増えるのか

株主総会は、決算内容の報告や役員選任など、会社にとって重要な意思決定の場です。
ここを境に新体制が始まると、組織や拠点のあり方そのものを見直す会社が出てきます。

 
また、賃貸契約の更新時期と重なりやすいことも一因でしょう。
役員人事と事業方針が固まったあとに、具体的な拠点計画へ進む会社が多いため、結果として7月から9月にかけて移転やレイアウト変更が集中しやすくなっています。
 

オフィス移転で意外と大変なのが「廃棄物処理」

オフィス移転というと、引越し業者の手配や新オフィスのレイアウトづくりに意識が向きがちです。
ところが実際に準備を進めると、「不要になったものをどう処分するか」が想像以上に大きな課題になります。
長く使ってきたオフィスには、思っている以上にものが溜まっているものです。

 

 
移転先に持っていかないと決めた瞬間、これらすべてが「処分するもの」に変わります。
 
厄介なのは、荷物を運ぶ作業と並行して、社内への案内、引越し業者との調整、電話やネット回線の移設、原状回復工事も同時に進む点です。
そのなかで廃棄物処理はどうしても後回しにされやすく、退去日が近づいてから慌てて処分業者を探すことになるケースを、私たちはこれまで何度も見てきました。
 

実は当社も、本社リノベーションで同じ課題に直面しました

これはオフィス移転の話ではありませんが、当社が本社をリノベーションしたときにも、まったく同じ課題に直面しました。
約1か月半の工事期間中、通常業務を続けながらデスクや備品、書類を営業所へ一時的に移し、工事が終わったら本社へ戻す必要があったのです。
 
リノベーションというと、新しくなる内装や完成後のオフィスに関心が向きます。
しかし工事を始める前には、今そこにあるものを一つひとつ仕分けなければなりません。
 

 
実際にやってみると、オフィスを新しくすること自体より、ものの整理と移動のほうがよほど時間と労力を食うと実感しました。
 
しかも処分するものは、すべて同じ方法で片付くわけではありません。
古紙としてリサイクルできるもの、機密文書として安全に処理すべきもの、データ消去が必要なパソコン、産業廃棄物として扱う什器。
それぞれに適した処理方法があります。
この経験から、廃棄物処理は工事や移転の最後に考えるのではなく、計画の初期段階から一緒に組み込んでおくべきだと痛感しました。

↑当社で廃棄した固定電話です。
 
当社の本社リノベーションについては、下記の記事で詳しくご紹介しています。
ぜひあわせてご覧ください。
 

本社オフィスをリノベーションしました

 

廃棄物は種類によって処分方法が違う

法人や事業所から出る廃棄物は、家庭ごみとは扱いのルールが異なります。
オフィスから出たものがすべて一律の廃棄物になるわけでもなく、素材や品目、状態によって適切な処理方法を見極める必要があります。
 

特に注意が必要なのは機密文書とパソコンです。
契約書や顧客情報を普通の古紙と同じ扱いで処分すれば、情報漏えいにつながりかねません。
パソコンも本体を捨てるだけでは不十分で、内部データを適切に消去する工程が別途必要になります。
 
処分するものの種類を把握し、それぞれに適した処理方法を決めることが重要です。
 

廃棄物処理は移転スケジュールと一緒に考える

オフィス移転には、引越し日だけでなく、現オフィスの退去日や原状回復工事の日程も決まっています。
廃棄物処理が遅れれば、原状回復工事に着手できなかったり、退去期限までにオフィスを空けられなかったりする可能性が出てきます。
しかも移転直前は回収希望日が集中しやすく、種類や数量によってはすぐに車両や作業員を手配できないこともあります。
だからこそ、廃棄物処理は退去直前に慌てて手配するのではなく、移転が決まった段階から準備を始めておきたいところです。
 

まずは、オフィス内にあるものを次の3つに分けて整理します。
 

 
処分するものが決まったら、品目や数量、保管場所、搬出経路などを確認します。
 
エレベーターの使用時間や搬出可能な曜日が決められているビルもあるため、ビル管理会社への確認も必要です。
廃棄物の回収日だけでなく、引越し、原状回復工事、退去確認などを含めた全体のスケジュールから逆算して準備しましょう。
 

斎藤英次商店なら、オフィス移転時の廃棄物をまとめて対応できます

古紙は古紙回収業者、機密文書は機密文書処理業者、パソコンはOA機器回収業者、什器は産業廃棄物処理業者
品目ごとに別々の業者へ依頼すると、回収日程の調整も窓口対応も請求書の管理も、担当者にとってはかなりの負担になります。
斎藤英次商店では、オフィス移転やリノベーションに伴って発生するこうした廃棄物を、まとめてご相談いただけます。
 

 
廃棄物の種類や数量が正確に分からない場合でも問題ありません。
現在のオフィスや処分予定品の写真をお送りいただければ、内容を確認しながら対応方法をご案内します。
 

 

このような企業さまはご相談ください

 
処分するものが完全に固まっていない段階でも構いません。
移転や退去の予定、現時点でわかっている廃棄物の種類、希望時期を教えていただければ、写真をもとに内容を確認し、必要に応じて現地確認をしたうえで、移転スケジュールに合った方法をご提案します。
 

まとめ

株主総会後にオフィス移転が増える背景と、移転時に必要になる廃棄物処理について紹介してきました。
オフィス移転では、新しいオフィスの準備だけでなく、今のオフィスにあるものを整理し、不要になったものを適切に処理する作業がセットになります。
 
オフィス移転時には、次のポイントを早めに確認しましょう。
【オフィス移転時の廃棄物処理のポイント】
・移転先へ持っていくものと処分するものを分ける
・什器、OA機器、機密文書、古紙の量を確認する
・古紙や金属など、再資源化できるものがないか確認する
・ビルの搬出ルールやエレベーターの使用時間を確認する
・原状回復工事と退去日から逆算して回収日を決める
・判断が難しい場合は、早めに専門業者へ相談する
廃棄物処理を後回しにすると、退去日が近づいてから業者が見つからなかったり、原状回復工事に影響が出たりすることがあります。
移転やリノベーションが決まった段階から、引越しや工事と一緒に廃棄物処理も計画に組み込んでおくことをおすすめします。
 
斎藤英次商店では、古紙、機密文書、パソコン、オフィス什器など、移転時に発生するさまざまな廃棄物についてご相談を承っています。
 
オフィス移転や退去、リノベーションに伴う廃棄物処理でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
 

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